외부 미팅 시 써먹을 수 있는 기본 예절은 어떤 게 있나요?
안녕하세용 상냥한 황사원입니다 ^^ 오늘은 외부 미팅 시 써먹을 수 있는 기본 예절에 대해서 포스팅 해보도록 하겠습니다. 포스팅 제목을 쓰는데도 오그라들어서 혼났네용... 아직 짬으로 치면 짬찌끄래기인 제가 뭐라고 외부 미팅 기본 예절을 나불대는지 모르겠네용 하핫~! 하지만, 이런 거 하나하나 알려주는 사람 회사에 없다죵 ㅎㅎ 내가 실수해도 그냥 넘어갈 수도 있고, 아니면 욕먹을 수도 있는.. 그래서 디테일을 살려볼 수 있는 것들에 대해서 적어볼 생각이에요. 너무너무 기본적인 거라서 도움이 될 지는 모르겠지만.. 저는 몰랐던..! 그런 기본적인 것들에 대해서 적어볼게요.
홍보마케팅 업무를 하고 계시다면 사람 만날 일이 너~무너무 많으실거에요. 회의도 미팅도 많을테지용. 저는 사실 겁이 많아서 미팅이나 외부 회의만 가면 그렇게 쫄았던 기억이 있네요. 그 때, 기본 예절정도만 미리 알고 있었더라면 어버버 하는 일은 없었을텐데.. 하는 생각으로 작성해보는 포스팅이랍니다 ^^ 물론 지금은 저도 예전보단 레벨업해서 쫄지 않고 스무스하게 얘기 잘 하다 온답니다! (나만의 착각일수도..)
외부 미팅 시 써먹을 수 있는 기본예절 알아보기
본격적으로 비즈니스 예절, 디테일을 살릴 수 있는 기본 예절과 센스에 대해 알아보도록 하겠습니다!
1. 시작 전에 회의 자료는 인쇄물로도 넉넉히 챙긴다.
시각화 자료라든지, 회의 자료가 있다면 인쇄물로 넉넉히 챙겨가셔야 합니다. 사실 요즘은 인쇄물 잘 안보죵? 프로젝터로 띄워서 보거나 화면상으로 많이 보시는데요. 그래도! 인쇄물 자료를 넉넉히 챙기시는 게 좋습니다. 갑자기 프로젝터 작동이 안된다든지 기타 등등의 이유로 인쇄물이 필요한 상황이 생길 수 있어요. 화면으로 본다고 하더라도, 인쇄물 자료를 챙기시는 게 좋습니다. 이 때, 인쇄물은 크게크게 A4 한장에 PPT 1페이지가 담기도록 크게 인쇄하시는 것이 좋습니다.
너무 기본적인 얘기처럼 느껴지시지요? 이걸 누가 몰라, 싶으시죵? 전 타회사 직원이 저한테 급하게 USB 주면서 '황사원님, 죄송한데 프린트 좀 부탁드릴게요 10장이요 ㅠㅠ' 하는 일을 여러 번 겪었답니다 ㅎㅎ... 인쇄물 챙겨가는 것은 기본~!
2. 본격 미팅 시작, 명함 예절
2.-1) 명함 챙기기
미팅 시작 전에 명함을 교환하는 것이 보통이지요? 이를 위해 명함을 챙겨갑시다! 이것도 기본같죠? 허허 전 막상 미팅 나갔는데, 명함을 깜빡하신 분들 굉장히 많이 보았답니다. 이래서 기본이 가장 중요한 것인지.. 저보다 직급이 높거나, 제가 대접해야 할 분을 만날 때 명함을 놓고 왔을 땐.. 정신이 아득해지죠. 그래서 언제나 챙길 수 있도록 지갑에 명함을 넉넉하게 넣어두고 다니는 습관도 좋답니다~! 친구들이랑 만나서 놀다가도 식당 명함 이벤트에도 참여할 수 있죠!
그리고 저는 이렇게까지 생각하고 있었는데.. 막상 행사 당일 가방을 치워두고 여기저기 돌아다니면서 일하다가, 인사할 분을 뵈었는데, 손에 핸드폰밖에 없어서 명함을 못드렸던 적이 있어요 ㅠㅠ 안주머니에라도 챙겨놓을걸.. 하고 후회했던 경험이 있답니다..! 경험해보신 분들은 아시겠지만, 명함은 꼭 필요할 때 없답니다! 그러니 미리미리 언제나 챙기는 습관~!
2.-2) 명함 드리기
명함은 보통 방문자나 직급이 낮거나, 나이가 어리거나 한 사람이 먼저 내미는 것이 기본 예절이랍니다. "OOO(회사이름), 황OO 입니다. 잘 부탁드립니다." 하고 드리면 되고, 저는 보통 이 때 제 직급을 생략하고 이름만 얘기해요. 조금 더 상대방을 높이는 느낌? ㅎㅎ
그리고 명함을 내밀 때는 상대방이 아래의 사진처럼 바로 읽어볼 수 있도록, 글씨가 상대방쪽을 향하게 주시는 것이 예의입니다.
2.-3) 명함 받기
상대방이 명함을 줄 때엔, 위의 사진처럼 두 손으로 받고 한 번 이름과 직급을 확인해주는 것이 좋습니다. 받자마자 바로 집어넣는 것도 예의가 아니에용. 충분히 관심있게 본 후, 미팅 할 때 책상에 반듯하게 올려둡니다. 끝나고는 챙겨야겠지요!
3. 혹시 음료를 준비한다면, 혹은 음료 준비를 받는다면
3.-1) 혹시 음료를 준비한다면,
사무실로 오시는 손님미팅이라면 보통 음료를 준비하지요. 종이컵을 많이 쓰기도 하지만 대접해야 할 분과의 미팅이라면 잔으로 준비하시는 것이 좀 더 성의있어 보이겠지요? 이 때, 잔 손잡이가 드시는 분 오른쪽으로 위치하도록 놓는 것이 좋습니다~!
3.-2) 혹시 음료 준비를 받는다면,
상대방 사무실로 가는 경우라면 음료 대접을 받게 되겠지요. 이 때, 괜히 어색해서 괜찮다고 하시는 분은 없겠지요? 잘 받고, 잘 드시면 됩니다. 그리고 보통 사무실에서의 커피는 믹스커피를 얘기하지요... ㅎㅎ 준비해주시는 걸 감사하게 드시면 되겠습니다. 혹시 아메리카노 있냐고 묻지마세요 ㅠ
4. 미팅 도중에 쓰면 좋은 표현들
4.-1) 말씀하신 것처럼
굳이 공감을 표현할 때뿐만 아니라 널리 잘 쓰이는 표현이 '말씀하신 것처럼' 이라는 표현인데요. 내가 당신의 말에 귀기울이고 있다! 잘 듣고 있다! 당신은 굉장히 좋은 말을 하였다! 를 나타내는 것 같아서 저도 자주 쓰는 표현이랍니다. 상대방이 했던 말을 한 번 더 언급함으로써 미팅 분위기를 유연하게 만들고, 상대방에 대한 배려를 나타내고, 나 자신을 한 번 더 겸손하게 표현할 수 있는 표현이라 좋아해요.
4.-2) 너무 좋은 말씀하셨는데,
상대방이 어떤 제안을 하였는데, 이를 완곡히 거절해야하거나 조금 다른 의견을 개진하여야 할 때, 무조건 이 말부터 깔고 가는 편입니다.
5. 미팅을 마무리하며,
미팅이 끝나고 나서, 저는 보통 미팅 때 했던 얘기를 써머리 해놓는 편입니다. 그리고 이를 상대방에게 메일로 보내지용. 어제는 반가웠다, 잘 들어갔냐 등의 안부를 섞어서요. 미팅 직후에 카톡이나 문자로도 안부는 물어볼 수 있겠지만, 저의 경우... 일하면서 만난 사람들은 그냥 다 일로 느껴지더라구요. 친근함이 느껴지는 카톡을 받아도 그저 일처럼 느껴지던... 제가 그러면 상대방도 그렇게 느낄 수도 있을 것 같아, 메일로 보내놓는 편입니다. 그럼 상대방이 메일확인할 의사가 있을 때 확인할테니까용 ^^ 혹시 상사와 함께 참여하였던 미팅이라면 써머리를 먼저 상사께 보여드리고 메일 보내겠다고 말한 뒤, 상사를 cc로 걸어 보냅니당.
수요일도 다 끝났네용. 벌-써 이번주도 절반이상 지나가고 있어용. 저만 그렇게 느끼는 건진 모르겠는데 요즘 시간이 너무 휙휙 가버리네요 ㅎㅎ
오늘은 외부 미팅, 외부 사람들을 만날 때 알아두면 좋을법한 기본 예절에 대하여 알아보았습니다. 도움이 되었으면 좋겠네요 ^^ 아무리 직급이 높은 사람, 나이가 많은 사람을 만난다고 해도 일로 만나는 건 담당 대 담당이라는 생각을 잊지않고 당당하게 임하셨으면 좋겠네용 ㅎㅎ 좋은 인상만 주고 온 것으로도 충분하달까요!!! 너무 부담갖지 말고 어차피 사람은 다 똑같으니까(???) 화이팅입니다 ^^